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5 claves para mantener la agenda de tu negocio completa

Cuando nuestro negocio se ha posicionado en el mercado, cuenta con una reputación y tiene su propia cartera de clientes, podemos, ¡no!, tenemos que aumentar la eficiencia  a través de un buen sistema de registro y agenda.

Existen cinco claves o factores fundamentales que te permitirán tener un control adecuado sobre tu agenda y al mismo tiempo serán un motor que impulse tu productividad.

1. Olvida la citas manuales. Estamos en plena era de la tecnología

Los clientes se enamorarán de tu negocio si les ofreces rapidez y calidad. Desgraciadamente, es algo que no podrás ofrecerle si sigues agendando de forma manual; la posibilidad de cometer errores es alta y es muy difícil gestionar citas canceladas y reaprovechar los huecos que te dejan las cancelaciones

Te aconsejamos utilizar un sistema de agendado en línea. El sistema te permitirá registrar las horas citadas ordenadamente en concordancia con el tiempo aproximado de realización, esto te permitirá aprovechar mejor los pequeños espacios de tiempo.

 2.  Organiza las citas

En un negocio pueden pasar dos tipos de errores: por omisión no leemos toda la información que contiene la ficha de la cita o por falta de organización la correspondencia entre cliente y empleado no está clara.

Para evitar estos errores debes crear un sistema de clasificación de citas por color, este te permitirá identificar las citas ?más importantes?, las que ya han sido pagadas, las asignadas a determinado empleado y las que han sido canceladas.

3. Evita huecos, con los recordatorios

Según estadísticas del sector, enviando recordatorios de citas te puedes ahorrar hasta un 70% de cancelaciones de última hora.

Si dispones de un sistema automático donde además la comunicación sea bidireccional, cuando el cliente te reconfirma la cita, se actualiza la información en tu agenda.

4. Da mérito a los que han visto crecer tu negocio

Nada es más gratificante para un cliente que el hecho de que lo mimes, recuerda que las cosas buenas se esparcen y un buen trato siempre atraerá clientes.

Puedes crear puntos, clubs o descuentos para clientes fieles, si lo tienes automatizado no representará un trabajo adicional para ti y mejorarás la experiencia del cliente.

5. Crea promociones especiales

Haz rebajas en los servicios que ofreces por días especiales, por ejemplo: cumpleaños, días festivos, entre otros. Haz que tu cliente vea la diferencia y tenga un motivo para volver antes, o para probar tratamientos nuevos.

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Gestión de empleados: horarios, sueldos y comisiones en la palma de tu mano

¿Cuántas veces tienes dificultad para tener todos los horarios al día, las nóminas de tus empleados y las comisiones a los mejores? Variedad de papeles, anotaciones, fichas sueltas… un caos que puede consumirte un tiempo precioso que bien podías disfrutar como ocio o aprovechar como empresario. Con Shortcuts podrás gestionar todos estos aspectos gracias a la gestión de empleados.

Shortcuts organiza, distribuye y da a cada quien lo suyo

Con la herramienta de gestión de empleados de Shortcuts podrás tener toda la información sobre tus empleados al día, en la misma pantalla y con múltiples opciones. Imagina gestionar, siempre a la vista los horarios de tus empleados, su disponibilidad, el rendimiento, sus trabajos y sus fichas personales.

También podrás configurar el programa para introducir las comisiones correspondientes a cada empleado de forma automática. Y realizar planes de futuro, basándote en el rendimiento general, con cifras reales que aparecen a golpe de clic.

En una vista podrás ver la previsión de trabajo en función de las reservas de citas y la necesidad de personal para cada franja horaria, además con los iconos de disponibilidad, en una vista de la agenda puedes revisar la carga de trabajo por empleado, o del centro en general por cada franja horaria…y lo mejor es que se calcula en automático!

Olvídate de agendas de papel, de notas sueltas que se pierden y de columnas de números escritos a mano, mes tras mes. El programa gestiona los servicios diarios, los turnos, las comisiones y solo debes actualizar los cambios necesarios.

Es fácil con Shortcuts

Nuestra filosofía se basa en que el dueño o gestor de una peluquería, un centro de estética o un spa se sienta cómodo usándolo y pueda organizar todo lo referente a sus subordinados gracias a la herramienta de gestión de empleados. Y que si contrata varios servicios con nosotros, pueda verlos integrados y no como programas separados que solo acaban consumiendo los recursos del equipo y la paciencia del gestor.

Todos los datos se tratan confidencialmente, con seguridad y ofreciendo vistas generales o personalizadas según niveles de seguridad. Así, ves la marcha total de la plantilla o consultas el rendimiento o las ventas de cada uno personalmente.

Abiertos y en conexión total

Complementando este servicio, Shortcuts te ayuda con la gestión de citas, mediante un novedoso recepcionista digital que además de gestionar las citas online, distribuye la demanda de forma inteligente y permite que el cliente pueda elegir con quién reserva si así lo configuras.

Mientras, tú valoras las horas y actividades de tus empleados, pudiendo recompensar a los más productivos, y planificando de forma sencilla y rápida toda la distribución de la plantilla gracias a la gestión de empleados que te ofrece Shortcuts.

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Cómo garantizar que tu negocio mantiene la calidad mientras tu no estás

Abriste una peluquería, y las cosas marchan bien. Le has dedicado un sinfín de horas, esfuerzo, sudar y hasta lágrimas durante los últimos meses, quizás años, y por fin la cosa arranca. ¿Y ahora qué? Tu negocio es tu creación, y quieres seguir cuidándolo incluso cuando ya puede empezar a andar solo. Pero eso ya no siempre será posible. Empezar a delegar responsabilidades es una de las decisiones más complicadas de tomar cuando estás emprendiendo, pero a la vez es absolutamente necesaria para que puedas focalizar en lo esencial de la peluquería mientras el negocio crece.

Te echa atrás el temor a que aquellos en quienes delegas no se tomen las cosas tan en serio como tú; te frena el miedo a que tu bebé no esté en unas manos tan finas y firmes como las tuyas. Es comprensible y lógico, pero debes afrontarlo.

En Shortcuts queremos ayudarte a que puedas tener confianza en que todo está bien mientras tu estás en otras cosas fuera del local, por eso, te explicamos qué debes tener en cuenta como referencia de calidad y cómo puedes asegurar que cuando te vas se mantienen los estándares que tu aplicas.

Primero, debemos tener en cuenta qué factores analizará el cliente como elementos de calidad en un negocio:

1 – Apariencia: Todo entra por los sentidos, y los primeros en actuar son la vista, el olfato y el oído. Si tu local se ve oscuro o feo, se dará cuenta. Si el ambiente es muy denso, se dará cuenta. Si el tono de voces que se oye es demasiado alto, se dará cuenta. Las apariencias engañan menos de lo que dice el dicho, tenlo en cuenta.

2 – Expectativas: Como seres humanos todos hacemos un escaneo rápido del contexto en el que nos desarrollamos para hacernos una idea de qué ocurrirá. Esto es la expectativa, y debes entender que tu apariencia generará una. ¿Transmites una imagen elegante? Genial, asegúrate de que el servicio es consecuente con dicha imagen.

3 – Actividad: ¿Qué tal es el ritmo en el local? Si parece que nadie tiene trabajo, mal; ¿te genera confianza un local al que da la sensación que no va nunca nadie? O por el contrario, ¿parece que los trabajadores no pueden con todo? Mal; los clientes tendrán la sensación de que no harán bien su trabajo si están demasiado apurados.

4 – Seguridad y confianza: En esencia, es el resultado de la transacción en el negocio. ¿El resultado es bueno? ¿No hubo percances? Perfecto, estás manteniendo la calidad; parece elemental, pero conviene no olvidarlo nunca. Al final, se trata de felicidad.

5 – Extras: ¿Hay algo que te haga especial? Como se trata de felicidad, al final, a todos nos gusta sentirnos especiales, por tanto, si tu local tiene algo que lo hace destacar por encima de los demás, tus clientes lo valorarán.

De acuerdo, hemos analizado algunos puntos claves de la percepción de la calidad en los clientes, pero ahora, ¿qué podemos hacer para asegurarnos de que efectivamente estamos manteniendo la calidad del negocio?

a) – Comunicación y confianza: Si vas a delegar, el primer y más fundamental punto para mantener la calidad de tu negocio es que te comuniques con tus trabajadores. ¿Hay problemas? Deben poder decírtelo con confianza. ¿Necesitan algo? ¿Hay algo que les preocupa? La delegación de funciones sin confianza no funciona.

b) – Formación y concienciación: Debes asegurarte que tus trabajadores entienden y comparten tu preocupación por la calidad. Hazles partícipes de tus aspiraciones, transmíteles que ellos crecen si el negocio crece, y viceversa. Explícales lo que quieres, dales las herramientas para funcionar bien.

c) – Motivación y superación. Siempre debemos mejorar, no podemos dormirnos en los laureles. Si se repiten errores, tus trabajadores deben ser los primeros en darse cuenta, y en saber que deben trabajar para, en lugar de aceptarlos como normales, corregirlos. Y tu debes ayudarles a hacerlo. Si falla la motivación, no habrá ganas de superación, y si falla la motivación, debes tener la confianza para preguntar qué falla. Oye, puede que sea un problema personal y se pueda solucionar con unas palabras de apoyo.

d) – Herramientas: Da a tus trabajadores, y a ti mism@, los recursos para garantizar la calidad del servicio. A menudo, por mucho que queramos hacer las cosas bien, la falta de una referencia nos complicará la tarea o nos limitará en nuestros objetivos. Por ejemplo, usa herramientas de reserva en línea  para agilizar tus citas. Facilita recibir las quejas, sugerencias y opiniones de tus clientes de manera discreta, para saber qué tan satisfecha sale la gente del local. Además es importante tener claros los indicadores de rendimiento de tu negocio y su evolución, así que es fundamental que puedas ver cómo van las cosas cuando tu no estás. 

e) – Atención al Cliente: No olvides recordar a tus trabajadores que, cuando se da un error o un problema con el cliente, nada ayuda más que la honestidad y la transparencia; hacerles sentir que su problema te importa, y te atañe, será de mucha ayuda. En ocasiones, un “lo lamentamos”, es todo lo que vas a necesitar. Es muy sencillo pero es fácil olvidarlo. Además si sois capaces de detectar la insatisfacción desde el primer momento y le dais respuesta conseguiréis salvar más de la mitad de malos comentarios y clientes que no vuelven.

Y, por supuesto, al final, nunca está de más que la jefa o el jefe se pase sin avisar por el local, porque, por mucho que te esfuerces, al fin y al cabo siempre pueden fallar cosas. Aún así, si la relación se basa en la confianza, si abusas de las visitas sorpresa, puedes quebrantarla. Como consejo, puedes pedir a algún amigo o familiar que pase como cliente para ver cómo están las cosas en la peluquería.